Guía paso a paso para redactar una carta a los padres sobre el viaje al extranjero de su centro escolar

Una vez que haya planificado perfectamente su viaje y el centro escolar lo apruebe, es el momento de promocionarlo entre sus alumnos y padres. Una buena promoción es clave para hacer realidad toda la planificación y preparación que has llevado a cabo.

Una de las formas más habituales de dar a conocer tu viaje es escribir una carta sobre el viaje escolar a los padres y tutores legales. Por eso, si necesitas pautas que te ayuden a escribir una carta a los padres sobre un viaje escolar al extranjero, hemos hecho para ti una guía paso a paso.

Qué incluir en la carta del viaje escolar

¿Necesitas ayuda? Hemos creado esta plantilla para ahorrarte tiempo y asegurarnos de que cubres toda la información necesaria para informar a los padres sobre el viaje. Solo tienes que personalizar la plantilla para adaptarla a tus necesidades y proporcionar información adicional relevante para tu viaje.

Plantilla descargable: carta a los padres sobre el viaje al extranjero

¿Dónde le enviamos el modelo de carta?

Objetivos y beneficios del viaje

En esta sección, debe explicar el motivo del viaje, los objetivos educativos y lo que los alumnos obtendrán con su participación. 

Es muy importante dar una explicación clara y detallada de por qué el colegio ha decidido organizar este viaje. Esto, ayudará a los padres a entender por qué este viaje es una valiosa oportunidad para su hijo.

Estudiantes de Alandis en La Habana, Cuba
Estudiantes de Alandis en La Habana, Cuba

Logística del viaje

Deberá facilitar todos los detalles logísticos del viaje para que los padres dispongan de toda la información necesaria para inscribir a su hijo en el viaje escolar.

Proporcione un itinerario detallado del viaje que incluya las fechas, los destinos y las actividades que realizarán los estudiantes. Además, describa el tipo de alojamiento y los medios de transporte previstos.

La seguridad es crucial, ya que sus alumnos son menores de edad, así que describa las medidas de seguridad y protección que se tomarán para garantizar la seguridad de los alumnos, así como los procedimientos de emergencia y las precauciones médicas. Espera para enviar el correo electrónico con las normas del viaje hasta que hayas confirmado a los alumnos viajeros y envíaselo solo a ellos.

Proveedor

Es muy importante que los padres conozcan a tu tour operador para que sepan que has elegido uno con buena reputación y plenamente acreditado. Normalmente, tu proveedor te ayudará a comprobarlo. 

Asimismo, no olvides facilitar los datos de contacto de los responsables del viaje y de los profesores que puedan responder a las inquietudes de los padres. Garantiza a los padres que la seguridad y el bienestar de sus hijos son prioritarios.

Estudiante de Alandis en el Bosque Nacional de El Yunque, Puerto Rico
Estudiante de Alandis en el Bosque Nacional de El Yunque, Puerto Rico

Plan de pagos

Los padres y tutores deben recibir información clara sobre el coste del viaje escolar y el plan de pagos, incluidos los detalles sobre la política de cancelación y cualquier gasto asociado. 

Garantizará que los padres estén plenamente informados antes de comprometerse, ayudándoles a planificar y a reducir el número de abandonos en el futuro.

Siguientes pasos

Por último, tienes que explicar a los padres todos los pasos que deben dar si quieren inscribir a sus hijos en tu viaje escolar. En la mayoría de los casos, la inscripción viene acompañada del primer depósito y de un formulario de permiso. Recomendamos añadir la hoja de permiso al final de la carta para que les resulte lo más accesible posible.

También debe incluir los detalles de cuándo se celebrará la reunión de padres o la sesión informativa. Además, si la escuela tiene alguna cuenta en las redes sociales, puedes compartir actualizaciones e información adicional a través de ellas.

Conclusión

En conclusión, una carta a los padres bien redactada sobre tu viaje escolar al extranjero puede contribuir a que los padres estén plenamente informados de los detalles del viaje para que decidan apuntar a sus hijos. Utilizar una plantilla y seguir las directrices que hemos proporcionado anteriormente puede ahorrar tiempo y promover el viaje de forma eficaz, convirtiendo su planificación y preparación en una experiencia de aprendizaje exitosa y valiosa para sus alumnos.

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