¿Cuáles son los objetivos del viaje?
La primera etapa de la planificación de un viaje al extranjero consiste en fijar los objetivos del mismo. ¿Hay algún tema que quieras seguir? ¿Qué actividades quieres que experimenten tus alumnos? ¿Qué relación tiene el viaje con la programación del curso?
Es importante tener claros los objetivos de aprendizaje porque así será mucho más fácil elegir el destino y las actividades. Además, ayudará en el proceso de selección a que los padres sepan por qué deben enviar a sus hijos a este viaje.
Por ejemplo, en Alandis, un tema muy popular entre nuestros clientes son los viajes centrados en el aprendizaje mediante el voluntariado, en los que los estudiantes aprenden sobre la cultura y la gente contribuyendo a su comunidad. Otro viaje que planificamos fue uno de fisioterapia, en el que los estudiantes tuvieron la oportunidad de conocer las prácticas utilizadas en el país observando clínicas.
Elige un destino
Una vez fijados los objetivos de aprendizaje del viaje, resulta más sencillo elegir el mejor destino para alcanzarlos.
A la hora de elegir el destino, debes tener presentes estos objetivos y tener en cuenta lo siguiente:
Seguridad
Asegúrate de que el país que elijas sea seguro para tus estudiantes y de que su sistema sanitario sea bueno. También es muy importante informar a tus alumnos sobre cómo estar seguros en el país y qué hacer en caso de emergencia.
Todos nuestros destinos son seguros para los estudiantes, pero siempre es importante investigar las diferencias culturales y cómo actúa la sociedad en dichos países. Hay muchos testimonios en Internet que deberías consultar; aquí tienes algunos ejemplos de estudios en España y Cuba.
Also, set boundaries for students and parents to agree to before they go abroad.
Cultura
Viajar a otro país suele implicar diferencias culturales y de relación con la población local.
Asegúrese de elegir un país acogedor, ya que será la primera vez que algunos de sus estudiantes viajen al extranjero y querrá asegurarse de que tengan la mejor experiencia.
Investiga también las costumbres locales en materia de inclusión: ¿se acepta a las personas LGBTQ+ en el país que vas a visitar? En esta página web sitio web encontrarás más recursos para la comunidad LGBTQIA en el extranjero.
Weather
Investiga el destino deseado para saber qué tiempo hace y cuáles son las mejores estaciones para visitarlo. Un buen recurso es Accuweather, donde puedes consultar el tiempo en cualquier lugar del mundo.
Otra forma de investigar el tiempo de un país a lo largo del año es comprobar los cambios climáticos estacionales. He aquí algunos ejemplos de la climatología mensual de nuestros destinos de Climate Change Knowledge Portal:
Requerimientos de entrada
Es importante saber si sus estudiantes necesitan solicitar un visado y si deben vacunarse.
Aunque la pandemia parece haber terminado, algunos países todavía tienen requisitos para entrar. Hemos reunido toda la información sobre nuestros destinos aquí.
Restricciones alimenticias
Hoy en día, las generaciones más jóvenes sufren más alergias alimentarias y restricciones alimentarias, o al menos son más conscientes de ellas. Asegúrate de que el país que visitas y los lugares en los que te alojas disponen de opciones adecuadas.
Buscar un proveedor o una agencia de viajes
Una vez que tengas claros los objetivos y el destino, deberás elegir un proveedor o una agencia de viajes para que tu viaje sea un éxito.
Serían de gran ayuda en los siguientes pasos del proceso de planificación. Por ejemplo, en Alandis ayudamos a establecer un presupuesto, a encontrar las actividades que mejor se adaptan al grupo y a sugerir las mejores fechas de viaje.
He aquí algunos consejos para elegir el proveedor adecuado:
- Lee opiniones y testimonios en Internet sobre la experiencia de otras personas.
- Asegúrate de que te puedan personalizar el viaje.
- Descubra cómo le ayudan a planificar, reclutar y realizar el viaje.
- No olvides leer lo que incluyen: ¿incluyen todas las comidas? ¿El billete de avión? ¿La asistencia sanitaria?
La ventaja de depositar tu confianza en un proveedor es, entre otras, que conoce mejor el país y las necesidades del grupo, lo que lo convierte en un gran sistema de apoyo. Si aún estás decidiendo si deberías contar con un proveedor, hemos elaborado una lista con todas las ventajas de trabajar con un operador turístico como Alandis.
Establece tu presupuesto
Conocer tu presupuesto o coste máximo por estudiante es un factor determinante e influirá en la duración del viaje, las actividades y visitas que se pueden realizar y los estudiantes que pueden unirse al viaje.
Es importante fijar un presupuesto realista que los estudiantes puedan permitirse y que te permita planificar un viaje emocionante que disfruten. Habla con proveedores externos, como Alandis, para que te ayuden a encontrar el equilibrio adecuado entre actividades y presupuesto para tus alumnos.
Elige las fechas
El siguiente paso es definir las fechas y la duración de tu viaje escolar al extranjero. Para ello, debes tener en cuenta los requisitos del centro y las fechas de las vacaciones escolares, ¡no te olvides de las fechas de los exámenes!
No olvides tener en cuenta su presupuesto. Los precios pueden variar en función de la temporada, de la antelación con la que planifiques el viaje e incluso de si hay algún evento en los lugares que visitéis.
Obtén la aprobación de tu centro
Una vez recopilada toda la información, redacta una propuesta y preséntala al director de tu centro o a la persona competente. Al redactar la propuesta, asegúrate de que tu viaje se ajusta a la política del centro y del distrito escolar en materia de viajes escolares internacionales.
Empezar a captar estudiantes
Una vez obtenida la aprobación del centro de enseñanza, es hora de empezar a promocionar el viaje y a captar estudiantes.
Puedes utilizar muchas técnicas y recursos para difundir tu viaje, como publicarlo en la página web del colegio, compartir los detalles en redes sociales, colocar carteles, repartir folletos en clase, etc.
Si necesitas un plan detallado de captación para tu viaje, consulta Cómo reclutar estudiantes para su viaje de estudios en el extranjero.
Realizar el trabajo administrativo
La cantidad de trabajo dependerá del proveedor que elija. Por ejemplo, en Alandis nos encargamos de las siguientes tareas:
Pagos
Determina una fecha y una cantidad para que los padres hagan el ingreso. Ten en cuenta que tendrás que hacer algunos pagos antes del inicio del viaje.
Pagar por adelantado es clave para fijar los precios, para que tu proveedor haga las reservas y para tener todas las entradas ya pagadas durante el viaje.
Pasaporte
Recuerda a los padres y a los alumnos que deben tener pasaportes válidos para viajar. Muchos países del mundo exigen que les queden unos meses en el pasaporte en el momento de viajar.
El número de meses dependerá del destino. Recomendamos renovar el pasaporte si caduca en los 6 meses siguientes a la finalización del programa. ¡Más vale prevenir que curar!
Visa
Algunos destinos necesitan visado para entrar en el país. Asegúrate de investigarlo.
Por ejemplo, si eres de Estados Unidos y Canadá deberás solicitar visados de turista para Cuba. Para entrar en Europa, no.
Si necesita aclaraciones sobre el proceso de visado, ponte en contacto con nosotros en Alandis.
Seguro de viaje
La mayoría de los proveedores incluyen un seguro de viaje, pero fíjate en lo que incluyen por si necesitas utilizarlo.
Los seguros pueden variar en sus inclusiones. La inclusión más básica es la asistencia sanitaria de urgencia, pero otras también incluyen seguro de equipaje.
Además, hay países como Cuba que exigen tener un seguro de viaje para entrar en el país, así que asegúrate de comprobarlo también.
Lista de equipaje sugerida
Comparte una lista de equipaje con los padres, sobre todo si el viaje requiere equipo o ropa específicos. Comprueba, o pide a los padres que comprueben, la previsión meteorológica del destino para que puedan hacer la maleta en consecuencia.
No olvides incluir lo siguiente:
- Pasaporte
- Dinero en efectivo
- Artículos de aseo
- Adaptador de enchufe (si es necesario)
En The Abroad Guide tienen una lista de equipaje muy detallada que te puede servir de inspiración.
Fijar una reunión con padres y alumnos
En Alandis Travel, llamamos a esto la sesión informativa previa a la salida. Se trata de una reunión con padres y alumnos en la que repasamos el itinerario y respondemos a cualquier pregunta o duda que puedan tener sobre el viaje. También es una gran oportunidad para dar sugerencias y recordatorios.
Resumen: cómo planificar un viaje escolar internacional al extranjero
Averiguar cómo planificar un viaje escolar internacional al extranjero es muy exigente y lleva mucho tiempo, pero estamos seguros de que merecerá la pena. Como hemos mencionado a lo largo del artículo, hay muchas cosas que recordar; te recomendamos que empieces a planificar con tiempo y que colabores con proveedores profesionales.
Si tienes alguna pregunta, no dudes en consultarnos. ¡Estaremos encantados de ayudarte!
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