Planificación del viaje dirigido por el profesorado: guía para profesores y coordinadores

La planificación dirigida por el profesorado es más fácil

En Alandis, somos conscientes de que organizar tu primer viaje de estudios en el extranjero puede ser tremendamente abrumador. Muchos profesores veteranos de estudios en el extranjero todavía se benefician de una sólida lista de tareas para ayudarse a organizarse.

Pensando en ti,hemos elaborado la siguiente lista de grandes ideas para planificar viajes dirigidos por el profesorado, para que puedas empezar.

Los viajes dirigidos por el profesorado tienen enormes beneficios para los estudiantes.

Estudiar en el extranjero ofrece a profesores y estudiantes la gratificante oportunidad de aprender y crecer fuera de su zona de confort. Mientras están en el extranjero, los estudiantes pueden ampliar sus redes, conocer otras culturas y mejorar un segundo idioma

Los resultados pueden transformar positivamente al profesorado y a los estudiantes al mejorar sus habilidades interpersonales, desarrollar una mentalidad abierta, mejorar sus habilidades de comunicación intercultural y, lo que es más, mejorar su pensamiento estratégico y su capacidad para resolver problemas.

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Administración del viaje

¿Con cuánta antelación hay que empezar a planificar un viaje dirigido por la facultad?

La planificación es esencial a la hora de planificar un viaje dirigido por el profesorado. 

La mayoría de los profesores no se dan cuenta de que puede haber muchos pasos para obtener la aprobación, en los que intervienen los jefes de departamento, los rectores, el consejero general e incluso el decano de la escuela. 

Después, es el momento de promocionar su viaje, gestionar las solicitudes y los pagos de los estudiantes, y reservar los vuelos y el alojamiento con suficiente antelación para obtener las mejores tarifas.

Estos requieren tiempo; algunos viajes tardan entre 18 y 24 meses, desde su inicio hasta su finalización. Por eso, en Alandis nos gusta ponernos a ello cuanto antes.

Reunirse con la Oficina de Estudios en el Extranjero

Conozca todos los pasos administrativos del proceso de estudio en el extranjero: 

Todos los responsables de la facultad deben presentar una propuesta de curso para los programas dirigidos por la facultad, en la que se describa el curso, el programa de estudios que integre la forma en que las visitas al lugar mejoran los objetivos de aprendizaje, las experiencias previas en el lugar, el papel en la carga docente y la aprobación con la firma del decano del departamento o del director del programa. La OIP debe proporcionar las directrices para su elaboración. 

También es importante determinar los plazos de presentación de dichas propuestas.

Obtenga la aprobación de su institución educativa lo antes posible.

Normalmente, una vez que un programa ha sido aprobado, no tendrá que solicitar su aprobación anualmente, sólo si hay una actualización del programa o un presupuesto actualizado. Pero suponga que es la primera vez que planifica un viaje dirigido por la facultad. 

En ese caso, en primer lugar, deberá obtener la aprobación de su departamento académico antes de presentar su propuesta. A continuación, el Comité de Revisión de Estudios en el Extranjero, dirigido por el profesorado, revisará y aprobará las propuestas. Ten en cuenta que en algunas instituciones es necesario rellenar un formulario de "Solicitud de aprobación de estudios en el extranjero".

Pregunte con qué proveedores de estudios en el extranjero trabaja su institución.

Es importante que averigüe si tiene que recurrir a estos proveedores, o también puede entrevistar a otros. Diseñar tu programa con su apoyo para definir qué actividades encajan mejor con el enfoque del curso o programa es una gran ayuda.

Los proveedores de estudios en el extranjero ayudarán enormemente en el lugar, con contactos y conocimientos locales que normalmente van más allá del equipo de profesores. También ofrecen ventajas como una mayor cobertura de responsabilidad civil, planes de emergencia, prevención de crisis de última hora, conocimiento de las vacunas locales, orientación sobre visados y pasaportes, y muchas otras grandes ventajas. Traducción realizada con la versión gratuita del traductor www.DeepL.com/Translator 

¿Quieres saber cómo Alandis puede ayudarte a que tu viaje de estudios en el extranjero sea un éxito?

Adquirir un seguro de estudios en el extranjero para estudiantes (y profesores).

La mayoría de las oficinas de estudios en el extranjero ya cuentan con un seguro; lee detalladamente la póliza para ver si está actualizada y si cubrirá lo que tienes pensado para tu viaje.

El coordinador de la facultad completará la inscripción en el seguro médico antes de la salida del viaje para los líderes de la facultad y los estudiantes.

Averigüe cómo comercializar su programa entre los estudiantes y qué requisitos pedirles.

Hay muchas formas de promocionar y comercializar su programa entre los posibles participantes; aquí tiene algunas ideas. Tenga en cuenta que las estrategias de captación que más éxito tienen son directas y personales.

  • Materiales impresos, como folletos, volantes o carteles. Deben ser sencillos y proporcionar sólo la información más importante e imágenes atractivas sobre el programa. 
  • Página web, blogs y redes sociales. Son herramientas estupendas para compartir información con los estudiantes añadiendo un enlace al sitio web del programa, donde se puede profundizar en el viaje, como las fechas, el plan de viaje, los gastos o incluso los testimonios. 
  • Visitas a las aulas. Las visitas a las clases de su departamento o a las que puedan abarcar material relacionado con el plan de estudios de su programa son una buena forma de difundirlo.
  • Sesiones informativas. Son la oportunidad perfecta para explicar con más detalle su programa y responder a las preguntas de los estudiantes.
  • Alcance del departamento. Llegar a otros departamentos con planes de estudio similares y compartir información sobre el programa y su idoneidad para sus estudiantes.

Pregunte por la financiación disponible.

Pregunte a su institución educativa qué fondos pueden estar disponibles para apoyar a los estudiantes y al profesorado en el viaje. Por ejemplo, si las tasas de matrícula cubren una parte o la totalidad de este viaje o si hay becas o ayudas disponibles.

Establezca un mínimo y un máximo de estudiantes para su viaje

Todas las partes involucradas en el desarrollo de este viaje (departamento académico, líder de la facultad) deben colaborar para determinar el mínimo y el máximo de estudiantes necesarios para el resultado correcto del programa.

Decidir el número de estudiantes teniendo en cuenta los borradores de los presupuestos, los requisitos y restricciones departamentales, las limitaciones de alojamiento y transporte durante la estancia en el extranjero y el número de estudiantes que los profesores pueden gestionar eficazmente en el extranjero.

Algunas instituciones establecen un número mínimo de estudiantes para un programa. En algunos casos, el profesorado recibe una compensación basada en ese número mínimo.

Finalice su presupuesto

¿Qué presupuesto pueden permitirse sus alumnos de forma realista? 

Hazlo en un rango en el que estarías feliz de trabajar, digamos en un programa de 5 días a 1500-2000 dólares por persona o un programa de 12 días a 3000-3500 dólares por persona.

¿Qué debe tener en cuenta el presupuesto? 

Por lo general, la cuota del programa incluye el alojamiento, los gastos de la facultad, el seguro médico y los costes relacionados con la enseñanza. Otros gastos, como las comidas, pueden o no estar incluidos, pero debe dar a sus estudiantes una idea aproximada de los gastos de su bolsillo. 

La mayoría de los gastos del programa se cubren con una sola cuota con todo incluido si se recurre a un proveedor. Los vuelos, el alojamiento y el transporte del profesorado deben ser de la misma calidad que los de los estudiantes.

Organice su plan de comunicación para los estudiantes y sus padres

Es importante que averigües qué necesitas comunicar y cómo, porque hay diferentes maneras de hacerlo, como por ejemplo, por correo electrónico, carta o llamada telefónica.

El correo electrónico tiende a ganar ya que es más rápido y fácil, y puedes hacer una hoja de cálculo con las fechas y los mensajes para ayudarte a llevar el control.

Solicitar la documentación personal del estudiante

Nuestra recomendación es crear un archivo o una hoja de cálculo donde pueda organizar y acceder fácilmente a la documentación requerida, como el formulario de salud, el formulario de exención de responsabilidad, el número de pasaporte y la información de contacto de emergencia de todos sus estudiantes.

Organizar los visados necesarios lo antes posible

Los requisitos de visado varían en función de la nacionalidad de cada estudiante, el país al que viaja y la duración del programa.

Si es necesario, hay que organizarlos cuanto antes porque el proceso de obtención es largo.

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Foto de ConvertKit en Unsplash

Reservar un billete de avión

La reserva de los vuelos debe hacerse con suficiente antelación para obtener las mejores tarifas. Los vuelos son el principal motivo de subidas de precios significativas.

Organizar el intercambio de créditos cuando sea necesario

Es posible que pague tasas adicionales si viaja al extranjero y compra con su tarjeta de crédito. 

Nuestras recomendaciones para evitar las comisiones por transacciones extranjeras son las siguientes:

Cambiar moneda antes de viajar

Visite su banco en Estados Unidos antes de partir y cambie los dólares de su cuenta por la moneda local de su destino. 

Aunque es posible cambiar el dinero en el destino, las tasas son mucho más bajas en Estados Unidos.

Abra una tarjeta de crédito que no tenga una comisión por transacciones en el extranjero.

Muchas tarjetas de crédito no tienen comisiones por transacciones en el extranjero, y otras ofrecen ventajas adicionales que pueden ser útiles mientras se viaja.

Esta opción es un poco complicada, por lo que sólo la recomendamos para viajes largos.

Por otra parte, le sugerimos que comunique a su banco que va a viajar al extranjero si necesita utilizar su tarjeta de crédito habitual. En algunas ocasiones, los bancos cancelan los pagos realizados en el extranjero.

Organizar y comunicar un plan de salud y seguridad

En Alandis Travel ,hemos elaborado una guía detallada si no está seguro de cómo planificar los protocolos de salud y seguridad de sus estudios en el extranjero.

En primer lugar, le recomendamos que consulte los numerosos sitios web fiables en los que aparecen requisitos o alertas de viaje: U.S. State Department, embassies, and Centers for Disease Control and Prevention.

A continuación, informe a las autoridades oficiales de que está realizando un viaje de estudios en el extranjero. Regístrese en la embajada local de EE.UU. a través de el programa STEP, registro de viajes relacionados con el programa, y obtener un seguimiento independiente de los viajes de los estudiantes.

It would be a good idea to sign up for travel warning notifications, so you could always be up to date with the possible changes.

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Planning the content

State your program objectives

The first step of planning the content is to state your objectives for the trip. What are the learning objectives of the course?

When designing your course, ensure students complete assignments you can grade. Methods for evaluation of performance might include research or reflection papers, essays, reports, projects, or journals.

Brainstorm how to achieve your stated objectives, including locations, themes, specific activities, and necessary expert knowledge

When you’ve already started the learning objectives, you’ll have to brainstorm how to fulfill them. 

Here are a few things to take into consideration:

  • How site visits enhance the learning objectives of the course.
  • The facilities and equipment you’ll need to deliver program content.
  • The types of visits, excursions, and cultural activities you’ll be doing in the curricular part of the program.
  • If you’re going to need a local expert or a guide.

Fix the best dates for your students and program

While figuring out what the best dates are for your program, there are a few things to take into account, such as:

  • If the destination is better at a certain time of year.
  • The academic calendar, when the student’s exams are fixed, and if they would be available for the trip.
  • When it would fit in best with the course syllabus.

Usually, dates for trips revolve around breaks from school. Therefore, the task of setting departure and return dates is simpler. 

Organizing your students

Collect, review and process student applications

Faculty members should interview the applicants after collecting and reviewing the students’ applications. The interview is important to get to know them, answer their questions, and see if they would be a good fit for the program.  

Confirm students on study abroad trip

After reviewing all the students’ applications, acceptance and denial letters must be written and sent. You’re ready to go when all accepted applicants have submitted a confirmation deposit!

Remember that the acceptance or rejection to join the program mustn’t discriminate based on gender, race, color, nationality, religion, age, disability, or sexual orientation.

Organize vaccinations

Vaccinations may be necessary for travel to certain locations. A local health professional is the best person to give these recommendations.

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Photo by Daniel Schludi on Unsplash

Collect student payments

Students must pay for their program fees by the deadlines so that the institution can make timely payments for logistical arrangements. 

Hold a pre-departure meeting for students to know what to expect on the trip and be prepared.

Holding a pre-departure student orientation is usually mandatory for faculty-led programs. 

Students need to be oriented on cultural and logistical aspects of the program before departure and upon arrival. Also, it’s great to answer any immediate questions students have to put their minds at ease.

Don’t forget to include these points in your presentation:

Drinking and drugs

Discuss local laws concerning drug use, political activism, and other risky behavior; also, discuss local alcohol laws and culture and risks associated with excessive drinking.

Walking and physicality of the trip

It is important to inform your students about how much walking you’ll be doing daily, especially if they have any disabilities or difficulties.

Check your itinerary – what do students need to be aware of at each stop?

Are they required to wear certain clothing, or is it necessary to bring any equipment? 

Please ensure your students know what they need to bring on every visit or activity.

Standards of accommodation

Make a small summary of the accommodation, including the local area, the schedule, and the rules. If possible, include some photos too. There’s nothing better for getting everybody excited about their trip!

Shared bathrooms

Sharing bathrooms and rooms is a deal-breaker for some students. It is critical that you show complete transparency concerning accommodation.

Cultural tolerance and flexibility

While traveling abroad, cultural shock is pretty common. It is key to explain to your students the differences your destination has so they don’t take them by surprise.

Financial (what’s included and what’s not? What will they need extra money for?)

Tell them what meals and activities are included and which ones they need to bring money for.

Internet access and communication with home

Connecting to the internet and staying in touch with home is one of the essential points to bring up, especially while traveling abroad to another country or even a different continent. 

Internet access and phone call fees vary for each country, so let them know how it works.

Time changes, jet lag, and cultural timetable differences

When traveling abroad, time changes and jet lag are very common. Our recommendation to beat jet lag is to avoid taking long naps in the middle of the day; this way, you’ll adjust faster to the new time.

Timetable differences are also very typical, so don’t forget to let your students know about what times meals are. 

Organize social meetings between students to get to know each other and maximize the benefits of the trip

Often, students that join these programs don’t know each other. Therefore, organizing activities and meetings before the trip helps create a good environment.

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Photo by Dylan Gillis on Unsplash

Get together to learn some basic cultural rules and language tips to make your arrival as smooth as possible.

As mentioned above, cultural shock is pretty common. So having activities and classes where they can all learn about their destination’s culture and language helps build community and is also educational.

Organize classwork before or after a trip to learn more about the destination or to help assimilate and deepen students’ understanding of essential elements of your trip

Organizing a meeting before or after the trip to put their heads together and share what they’ve learned about the culture of your destination is very helpful. These activities help them understand better what they have seen or are about to see and dissipate any questions they may have.

Let students know what to take with them (study abroad packing list)

Before the trip starts, sending the students recommendations about what to pack is a good idea. Remind them what the weather will be like, so they know what clothes to bring and if there’s any equipment they need.

Here’s a list of things they can’t forget:

Documentos de viaje y copias: DNI, pasaporte, seguro e información sobre el alojamiento.

Having paper copies and digital copies of these documents is highly recommended. 

Carrying your I.D. or passport with you throughout the trip is dangerous in case you lose it, or worse, it’s stolen. On most visits, it’s more than acceptable for you to show a copy of your passport instead of the original.

Required visa or travel waiver 

Most U.S. passport holders can enter most countries for a short-term stay without a visa, but there are exceptions. If your stay is longer than 90 days, you must obtain a student visa from the country where you will study abroad.

Keep in mind that requirements can change frequently. 

A list of critical telephone numbers: 

  • an emergency contact
  • the travel insurance provider
  • local authorities
  • the embassy or consulate
  • credit and debit card companies

We recommend writing all the emergency contacts on a card or a small piece of paper and carrying them in your wallet.

Local currency

Keep your cash safe while out and about with a money belt, and leave any you don’t need at home safely locked up with your luggage.

Prescriptions

Don’t forget to ensure you have enough to last the entire length of your trip.

Power adaptors

Your chargers or plugs may not work with international outlets, so check what plug you need for your destination.

Clothing and day pack with school supplies

Make sure you’re packing correctly concerning the weather and the activities you will be doing.

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Photo by Anete Lūsiņa on Unsplash

While on the study abroad trip.

Do a quick headcount.

On some occasions, students travel on different flights. On other occasions, students disappear. Don’t forget to do a head count as often as possible; you don’t want to lose anyone yet!

Have an orientation meeting immediately upon arrival at your destination

As soon as you get to your destination, it is important to have an orientation meeting. 

During this meeting, at Alandis, we like to remind the students what their schedule will look like during the trip, some rules, and answer any questions they may have.

These kinds of meetings cover similar content to the pre-departure orientation.

Communicate your safe arrival.

Confirm the safe arrival of all program participants with the Study Abroad Office. 

Also, communicate to the parents that you’ve arrived; they always appreciate being kept in the loop.

Have exercises organized before/after each new location/activity to help students better assimilate new information and integrate it into their learning?

You’ve traveled halfway around the world to see the most amazing sites and do wonderful activities. You’ve chosen these places because they work wonderfully with your program syllabus. 

Creating meaningful exercises, breakdowns, talks, and summaries is essential to help students maximize their learning experience.

After your study abroad trip

Post-trip administration

Collect receipts and documentation for program expenses after the program is completed. Write and submit a final report on your project, including what went well and what didn’t, and what you will keep or change in future projects. Also, report any incidents that occur during your program.

Incorporate trip experiences into the program syllabus

Once back on campus, you’ll want to quickly work in any new student knowledge on relevant subjects into coursework so that they take on board as much from their trip as possible.

Schedule a post-trip debrief or series of meetings upon returning to campus to help students incorporate what they have learned into their ongoing academic experience on campus.

Request feedback from students, parents, faculty, and study abroad providers to look for possible improvements to your process on future trips

One of the most important things about the trip is ensuring everybody enjoyed it and thought it was worthwhile and meaningful. 

To ensure this, sending feedback questionnaires to students, their parents, faculty, and even your study abroad provider is an excellent idea. With feedback from various sources, you’ll quickly get an idea of what you did well and areas for improvement on future trips.

FAQs

Can I or any students travel before or after the trip?

In most cases, traveling on your own before or after the trip is possible. However, check with your educational institution to ensure this is not a problem.

Can students’ family members request to join the trip?

In most institutions, friends, family, and former students are not permitted to participate in organized group activities in study abroad programs.

But, if allowed, it should be discussed fully with the Faculty-led Coordinator before allowing program participation.

Do my students need visas to study abroad?

Los requisitos de visado varían en función de la nacionalidad de cada estudiante, el país al que viaja y la duración del programa. 

Check visa requirements on appropriate government websites, or ask your study abroad provider to give you information on the passport and visa process. Many study abroad providers will even manage this for you.

How do I get (or renew) a passport?

Passport renewal depends on your country of origin. 

For more in-depth information, go to your government site. Here are some examples:

Do all my students need a vaccination?

Vaccinations depend on the travel destination. A health professional is the best person to give these recommendations.
Proof of COVID vaccination, on the other hand, isn’t normally mandatory, but you would have to present a negative test.

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Source: salesforce.org

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