Planificación del viaje dirigido por el profesorado: guía para profesores y coordinadores

La planificación dirigida por el profesorado es más fácil

En Alandis, somos conscientes de que organizar tu primer viaje de estudios en el extranjero puede ser tremendamente abrumador. Muchos profesores veteranos de estudios en el extranjero todavía se benefician de una sólida lista de tareas para ayudarse a organizarse.

Pensando en ti,hemos elaborado la siguiente lista de grandes ideas para planificar viajes dirigidos por el profesorado, para que puedas empezar.

Los viajes dirigidos por el profesorado tienen enormes beneficios para los estudiantes.

Estudiar en el extranjero ofrece a profesores y estudiantes la gratificante oportunidad de aprender y crecer fuera de su zona de confort. Mientras están en el extranjero, los estudiantes pueden ampliar sus redes, conocer otras culturas y mejorar un segundo idioma

Los resultados pueden transformar positivamente al profesorado y a los estudiantes al mejorar sus habilidades interpersonales, desarrollar una mentalidad abierta, mejorar sus habilidades de comunicación intercultural y, lo que es más, mejorar su pensamiento estratégico y su capacidad para resolver problemas.

Lista de comprobación paso a paso en Excel para planificar los viajes de estudios en el extranjero

¿Dónde debemos enviarle el folleto?

Administración del viaje

¿Con cuánta antelación hay que empezar a planificar un viaje dirigido por la facultad?

La planificación es esencial a la hora de planificar un viaje dirigido por el profesorado. 

La mayoría de los profesores no se dan cuenta de que puede haber muchos pasos para obtener la aprobación, en los que intervienen los jefes de departamento, los rectores, el consejero general e incluso el decano de la escuela. 

Después, es el momento de promocionar su viaje, gestionar las solicitudes y los pagos de los estudiantes, y reservar los vuelos y el alojamiento con suficiente antelación para obtener las mejores tarifas.

Estos requieren tiempo; algunos viajes tardan entre 18 y 24 meses, desde su inicio hasta su finalización. Por eso, en Alandis nos gusta ponernos a ello cuanto antes.

Reunirse con la Oficina de Estudios en el Extranjero

Conozca todos los pasos administrativos del proceso de estudio en el extranjero: 

Todos los responsables de la facultad deben presentar una propuesta de curso para los programas dirigidos por la facultad, en la que se describa el curso, el programa de estudios que integre la forma en que las visitas al lugar mejoran los objetivos de aprendizaje, las experiencias previas en el lugar, el papel en la carga docente y la aprobación con la firma del decano del departamento o del director del programa. La OIP debe proporcionar las directrices para su elaboración. 

También es importante determinar los plazos de presentación de dichas propuestas.

Obtenga la aprobación de su institución educativa lo antes posible.

Normalmente, una vez que un programa ha sido aprobado, no tendrá que solicitar su aprobación anualmente, sólo si hay una actualización del programa o un presupuesto actualizado. Pero suponga que es la primera vez que planifica un viaje dirigido por la facultad. 

En ese caso, en primer lugar, deberá obtener la aprobación de su departamento académico antes de presentar su propuesta. A continuación, el Comité de Revisión de Estudios en el Extranjero, dirigido por el profesorado, revisará y aprobará las propuestas. Ten en cuenta que en algunas instituciones es necesario rellenar un formulario de "Solicitud de aprobación de estudios en el extranjero".

Pregunte con qué proveedores de estudios en el extranjero trabaja su institución.

Es importante que averigüe si tiene que recurrir a estos proveedores, o también puede entrevistar a otros. Diseñar tu programa con su apoyo para definir qué actividades encajan mejor con el enfoque del curso o programa es una gran ayuda.

Los proveedores de estudios en el extranjero ayudarán enormemente en el lugar, con contactos y conocimientos locales que normalmente van más allá del equipo de profesores. También ofrecen ventajas como una mayor cobertura de responsabilidad civil, planes de emergencia, prevención de crisis de última hora, conocimiento de las vacunas locales, orientación sobre visados y pasaportes, y muchas otras grandes ventajas. Traducción realizada con la versión gratuita del traductor www.DeepL.com/Translator 

¿Quieres saber cómo Alandis puede ayudarte a que tu viaje de estudios en el extranjero sea un éxito?

Adquirir un seguro de estudios en el extranjero para estudiantes (y profesores).

La mayoría de las oficinas de estudios en el extranjero ya cuentan con un seguro; lee detalladamente la póliza para ver si está actualizada y si cubrirá lo que tienes pensado para tu viaje.

El coordinador de la facultad completará la inscripción en el seguro médico antes de la salida del viaje para los líderes de la facultad y los estudiantes.

Averigüe cómo comercializar su programa entre los estudiantes y qué requisitos pedirles.

Hay muchas formas de promocionar y comercializar su programa entre los posibles participantes; aquí tiene algunas ideas. Tenga en cuenta que las estrategias de captación que más éxito tienen son directas y personales.

  • Materiales impresos, como folletos, volantes o carteles. Deben ser sencillos y proporcionar sólo la información más importante e imágenes atractivas sobre el programa. 
  • Página web, blogs y redes sociales. Son herramientas estupendas para compartir información con los estudiantes añadiendo un enlace al sitio web del programa, donde se puede profundizar en el viaje, como las fechas, el plan de viaje, los gastos o incluso los testimonios. 
  • Visitas a las aulas. Las visitas a las clases de su departamento o a las que puedan abarcar material relacionado con el plan de estudios de su programa son una buena forma de difundirlo.
  • Sesiones informativas. Son la oportunidad perfecta para explicar con más detalle su programa y responder a las preguntas de los estudiantes.
  • Alcance del departamento. Llegar a otros departamentos con planes de estudio similares y compartir información sobre el programa y su idoneidad para sus estudiantes.

Pregunte por la financiación disponible.

Pregunte a su institución educativa qué fondos pueden estar disponibles para apoyar a los estudiantes y al profesorado en el viaje. Por ejemplo, si las tasas de matrícula cubren una parte o la totalidad de este viaje o si hay becas o ayudas disponibles.

Establezca un mínimo y un máximo de estudiantes para su viaje

Todas las partes involucradas en el desarrollo de este viaje (departamento académico, líder de la facultad) deben colaborar para determinar el mínimo y el máximo de estudiantes necesarios para el resultado correcto del programa.

Decidir el número de estudiantes teniendo en cuenta los borradores de los presupuestos, los requisitos y restricciones departamentales, las limitaciones de alojamiento y transporte durante la estancia en el extranjero y el número de estudiantes que los profesores pueden gestionar eficazmente en el extranjero.

Algunas instituciones establecen un número mínimo de estudiantes para un programa. En algunos casos, el profesorado recibe una compensación basada en ese número mínimo.

Finalice su presupuesto

¿Qué presupuesto pueden permitirse sus alumnos de forma realista? 

Hazlo en un rango en el que estarías feliz de trabajar, digamos en un programa de 5 días a 1500-2000 dólares por persona o un programa de 12 días a 3000-3500 dólares por persona.

¿Qué debe tener en cuenta el presupuesto? 

Por lo general, la cuota del programa incluye el alojamiento, los gastos de la facultad, el seguro médico y los costes relacionados con la enseñanza. Otros gastos, como las comidas, pueden o no estar incluidos, pero debe dar a sus estudiantes una idea aproximada de los gastos de su bolsillo. 

La mayoría de los gastos del programa se cubren con una sola cuota con todo incluido si se recurre a un proveedor. Los vuelos, el alojamiento y el transporte del profesorado deben ser de la misma calidad que los de los estudiantes.

Organice su plan de comunicación para los estudiantes y sus padres

Es importante que averigües qué necesitas comunicar y cómo, porque hay diferentes maneras de hacerlo, como por ejemplo, por correo electrónico, carta o llamada telefónica.

El correo electrónico tiende a ganar ya que es más rápido y fácil, y puedes hacer una hoja de cálculo con las fechas y los mensajes para ayudarte a llevar el control.

Solicitar la documentación personal del estudiante

Nuestra recomendación es crear un archivo o una hoja de cálculo donde pueda organizar y acceder fácilmente a la documentación requerida, como el formulario de salud, el formulario de exención de responsabilidad, el número de pasaporte y la información de contacto de emergencia de todos sus estudiantes.

Organizar los visados necesarios lo antes posible

Los requisitos de visado varían en función de la nacionalidad de cada estudiante, el país al que viaja y la duración del programa.

Si es necesario, hay que organizarlos cuanto antes porque el proceso de obtención es largo.

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Foto de ConvertKit en Unsplash

Reservar un billete de avión

La reserva de los vuelos debe hacerse con suficiente antelación para obtener las mejores tarifas. Los vuelos son el principal motivo de subidas de precios significativas.

Organizar el intercambio de créditos cuando sea necesario

Es posible que pague tasas adicionales si viaja al extranjero y compra con su tarjeta de crédito. 

Nuestras recomendaciones para evitar las comisiones por transacciones extranjeras son las siguientes:

Cambiar moneda antes de viajar

Visite su banco en Estados Unidos antes de partir y cambie los dólares de su cuenta por la moneda local de su destino. 

Aunque es posible cambiar el dinero en el destino, las tasas son mucho más bajas en Estados Unidos.

Abra una tarjeta de crédito que no tenga una comisión por transacciones en el extranjero.

Muchas tarjetas de crédito no tienen comisiones por transacciones en el extranjero, y otras ofrecen ventajas adicionales que pueden ser útiles mientras se viaja.

Esta opción es un poco complicada, por lo que sólo la recomendamos para viajes largos.

Por otra parte, le sugerimos que comunique a su banco que va a viajar al extranjero si necesita utilizar su tarjeta de crédito habitual. En algunas ocasiones, los bancos cancelan los pagos realizados en el extranjero.

Organizar y comunicar un plan de salud y seguridad

En Alandis Travelhemos elaborado una guía detallada si no está seguro de cómo planificar los protocolos de salud y seguridad de sus estudios en el extranjero.

En primer lugar, le recomendamos que consulte los numerosos sitios web fiables en los que aparecen requisitos o alertas de viaje: U.S. State Department, embassies, and Centers for Disease Control and Prevention.

A continuación, informe a las autoridades oficiales de que está realizando un viaje de estudios en el extranjero. Regístrese en la embajada local de EE.UU. a través de el programa STEP, registro de viajes relacionados con el programa, y obtener un seguimiento independiente de los viajes de los estudiantes.

Sería una buena idea apuntarse a las notificaciones de avisos de viaje, para estar siempre al día de los posibles cambios.

Lista de comprobación paso a paso en Excel para planificar los viajes de estudios en el extranjero

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Planificar el contenido

Indique los objetivos de su programa

El primer paso de la planificación del contenido es exponer los objetivos del viaje. ¿Cuáles son los objetivos de aprendizaje del curso?

Al diseñar su curso, asegúrese de que los estudiantes realicen tareas que usted pueda calificar. Los métodos de evaluación del rendimiento pueden incluir trabajos de investigación o reflexión, ensayos, informes, proyectos o diarios.

Haga una lluvia de ideas sobre cómo lograr los objetivos establecidos, incluyendo lugares, temas, actividades específicas y el conocimiento experto necesario

Cuando ya haya comenzado con los objetivos de aprendizaje, tendrá que pensar en cómo cumplirlos. 

He aquí algunas cosas que hay que tener en cuenta:

  • Cómo las visitas al lugar mejoran los objetivos de aprendizaje del curso.
  • Las instalaciones y el equipo que necesitará para impartir el contenido del programa.
  • Los tipos de visitas, excursiones y actividades culturales que realizarás en la parte curricular del programa.
  • Si vas a necesitar un experto local o un guía.

Fije las mejores fechas para sus estudiantes y su programa

A la hora de averiguar cuáles son las mejores fechas para su programa, hay que tener en cuenta algunas cosas, como por ejemplo

  • Si el destino es mejor en una determinada época del año.
  • El calendario académico, cuándo se fijan los exámenes del estudiante y si estaría disponible para el viaje.
  • Cuando mejor se adapte al programa del curso.

Por lo general, las fechas de los viajes giran en torno a las vacaciones escolares. Por lo tanto, la tarea de fijar las fechas de salida y regreso es más sencilla. 

Organizar a los alumnos

Recoger, revisar y procesar las solicitudes de los estudiantes

Los miembros del profesorado deben entrevistar a los solicitantes después de recoger y revisar las solicitudes de los estudiantes. La entrevista es importante para conocerlos, responder a sus preguntas y ver si encajan bien en el programa.  

Confirmar los estudiantes en viaje de estudios en el extranjero

Después de revisar todas las solicitudes de los estudiantes, hay que redactar y enviar las cartas de aceptación y denegación. ¡Estará listo cuando todos los solicitantes aceptados hayan enviado un depósito de confirmación!

Recuerde que la aceptación o el rechazo para ingresar en el programa no debe discriminar por motivos de género, raza, color, nacionalidad, religión, edad, discapacidad u orientación sexual.

Organizar la vacunación

Las vacunas pueden ser necesarias para viajar a determinados lugares. Un profesional sanitario local es la persona más indicada para dar estas recomendaciones.

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Photo by Daniel Schludi on Unsplash

Cobrar los pagos de los estudiantes

Los estudiantes deben pagar las tasas del programa dentro de los plazos establecidos para que la institución pueda realizar los pagos oportunos para los arreglos logísticos. 

Celebrar una reunión previa a la salida para que los estudiantes sepan qué esperar del viaje y estén preparados.

La celebración de una orientación para los estudiantes antes de la salida suele ser obligatoria para los programas dirigidos por el profesorado. 

Los estudiantes necesitan ser orientados sobre los aspectos culturales y logísticos del programa antes de la salida y a la llegada. Además, es estupendo responder a cualquier pregunta inmediata que tengan los estudiantes para tranquilizarlos.

No olvides incluir estos puntos en tu presentación:

Consumo de alcohol y drogas

Discutir las leyes locales relativas al consumo de drogas, el activismo político y otros comportamientos de riesgo; también, discutir las leyes locales sobre el alcohol y la cultura y los riesgos asociados con el consumo excesivo de alcohol.

Caminata y físico del viaje

Es importante informar a tus alumnos sobre la cantidad de caminatas que harás diariamente, especialmente si tienen alguna discapacidad o dificultad.x

Compruebe su itinerario: ¿qué deben tener en cuenta los estudiantes en cada parada?

¿Se requiere que lleven cierta ropa, o es necesario llevar algún equipo? 

Por favor, asegúrese de que sus alumnos saben lo que tienen que llevar en cada visita o actividad.

Normas de alojamiento

Haz un pequeño resumen del alojamiento, incluyendo la zona, el horario y las normas. Si es posible, incluye también algunas fotos. ¡No hay nada mejor para entusiasmar a todo el mundo con su viaje!

Baños compartidos

Compartir los baños y las habitaciones es un problema para algunos estudiantes. Es fundamental que muestres total transparencia en lo que respecta al alojamiento.

Tolerancia y flexibilidad cultural

Cuando se viaja al extranjero, el choque cultural es bastante común. Es clave explicar a tus alumnos las diferencias que tiene tu destino para que no les coja por sorpresa.

Financiación (¿qué incluye y qué no? ¿Para qué necesitarán dinero extra?)

Dígales qué comidas y actividades están incluidas y para cuáles deben llevar dinero.

Acceso a Internet y comunicación con el hogar

Conectarse a Internet y mantenerse en contacto con el hogar es uno de los puntos esenciales, especialmente cuando se viaja al extranjero a otro país o incluso a otro continente. 

Las tarifas de acceso a Internet y de llamadas telefónicas varían según el país, así que infórmales de cómo funciona.

Cambios de hora, jet lag y diferencias de horarios culturales

Cuando se viaja al extranjero, los cambios de hora y el jet lag son muy comunes. Nuestra recomendación para vencer el jet lag es evitar las largas siestas en las horas centrales del día; así te adaptarás más rápido a la nueva hora.

Las diferencias de horario también son muy típicas, así que no olvides informar a tus alumnos sobre los horarios de las comidas. 

Organizar encuentros sociales entre los estudiantes para que se conozcan y aprovechen al máximo el viaje

A menudo, los estudiantes que se unen a estos programas no se conocen entre sí. Por eso, organizar actividades y reuniones antes del viaje ayuda a crear un buen ambiente.

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Foto de Dylan Gillis en Unsplash

Reúnete para aprender algunas normas culturales básicas y consejos sobre el idioma para que tu llegada sea lo más fluida posible.

Como se ha mencionado anteriormente, el choque cultural es bastante común. Por eso, organizar actividades y clases en las que todos puedan conocer la cultura y el idioma de su destino ayuda a crear una comunidad y también es educativo.

Organizar el trabajo en clase antes o después de un viaje para aprender más sobre el destino o para ayudar a asimilar y profundizar la comprensión de los estudiantes de los elementos esenciales de su viaje

Organizar una reunión antes o después del viaje para poner en común lo que han aprendido sobre la cultura de su destino es muy útil. Estas actividades les ayudan a comprender mejor lo que han visto o van a ver y a disipar las dudas que puedan tener.

Informar a los estudiantes de lo que deben llevar (lista de equipaje para estudiar en el extranjero)

Antes de que comience el viaje, es una buena idea enviar a los alumnos recomendaciones sobre lo que deben empacar. Recuérdales qué tiempo hará, para que sepan qué ropa deben llevar y si hay algún equipo que necesiten.

Aquí hay una lista de cosas que no pueden olvidar:

Documentos de viaje y copias: DNI, pasaporte, seguro e información sobre el alojamiento.

Es muy recomendable tener copias en papel y digitales de estos documentos. 

Llevar el DNI o el pasaporte encima durante todo el viaje es peligroso en caso de que lo pierdas o, peor aún, te lo roben. En la mayoría de las visitas, es más que aceptable que muestres una copia de tu pasaporte en lugar del original.

Visado requerido o exención de viaje 

La mayoría de los titulares de pasaportes estadounidenses pueden entrar en la mayoría de los países para una estancia corta sin visado, pero hay excepciones. Si su estancia es superior a 90 días, debe obtener un visado de estudiante del país donde vas a estudiar en el extranjero.

Tenga en cuenta que los requisitos pueden cambiar con frecuencia. 

Una lista de números de teléfono críticos: 

  • un contacto para emergencias
  • el proveedor de seguros de viaje
  • el proveedor de seguros de viaje
  • la embajada o el consulado
  • empresas de tarjetas de crédito y débitoc

Se recomienda escribir todos los contactos de emergencia en una tarjeta o en un pequeño papel y llevarlos en la cartera.x

Moneda local

Mantenga su dinero a salvo mientras está fuera de casa con un cinturón para el dinero, y deje el que no necesite en casa a buen recaudo con su equipaje.

Prescripciones

No olvides asegurarte de que tienes suficiente para toda la duración de tu viaje.

Adaptadores de corriente

Es posible que sus cargadores o enchufes no funcionen con las tomas de corriente internacionales, así que compruebe qué enchufe necesita para su destino.

Ropa y mochila con material escolar

Asegúrate de que haces la maleta correctamente en relación con el clima y las actividades que vas a realizar.

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Photo by Anete Lūsiņa on Unsplash

Durante el viaje de estudios en el extranjero.

Haz un recuento rápido.

En algunas ocasiones, los estudiantes viajan en vuelos diferentes. En otras ocasiones, los estudiantes desaparecen. No olvide hacer un recuento con la mayor frecuencia posible; ¡no querrá perder a nadie todavía!

Celebrar una reunión de orientación nada más llegar a su destino

Nada más llegar a su destino, es importante celebrar una reunión de orientación. 

Durante esta reunión, en Alandis nos gusta recordar a los estudiantes cómo será su horario durante el viaje, algunas normas, y responder a cualquier pregunta que puedan tener.

Este tipo de reuniones tienen un contenido similar al de la orientación previa a la salida.

Comunique su llegada segura.

Confirmar la llegada segura de todos los participantes del programa con la Oficina de Estudios en el Extranjero. 

Además, comunique a los padres que ha llegado; ellos siempre agradecen que se les mantenga informados.

¿Ha organizado ejercicios antes/después de cada nuevo lugar/actividad para ayudar a los alumnos a asimilar mejor la nueva información e integrarla en su aprendizaje?

Has viajado por medio mundo para ver los sitios más increíbles y hacer actividades maravillosas. Has elegido estos lugares porque funcionan de maravilla con el plan de estudios de tu programa. 

Crear ejercicios, desgloses, charlas y resúmenes significativos es esencial para ayudar a los estudiantes a maximizar su experiencia de aprendizaje.

Después del viaje de estudios en el extranjero

Administración posterior al viaje

Recoge los recibos y la documentación de los gastos del programa una vez finalizado éste. Redacta y presenta un informe final sobre tu proyecto, incluyendo lo que ha ido bien y lo que no, y lo que mantendrás o cambiarás en futuros proyectos. Asimismo, informe de cualquier incidente que se produzca durante el programa.

Incorporar las experiencias de los viajes en el plan de estudios del programa

Una vez de vuelta en el campus, querrá incorporar rápidamente los nuevos conocimientos de los estudiantes sobre temas relevantes en el trabajo del curso para que asimilen lo máximo posible de su viaje.

Programe un informe posterior al viaje o una serie de reuniones al regresar al campus para ayudar a los estudiantes a incorporar lo que han aprendido a su experiencia académica en el campus.

Solicite la opinión de estudiantes, padres, profesores y proveedores de estudios en el extranjero para buscar posibles mejoras en su proceso en futuros viajes

Una de las cosas más importantes del viaje es asegurarse de que todo el mundo lo disfrutó y pensó que valía la pena y tenía sentido. 

Para asegurarte de ello, es una excelente idea enviar cuestionarios de opinión a los estudiantes, sus padres, el profesorado e incluso tu proveedor de estudios en el extranjero. Con las opiniones de varias fuentes, obtendrás rápidamente una idea de lo que has hecho bien y de los aspectos que puedes mejorar en futuros viajes.

Preguntas frecuentes

¿Puedo viajar yo o algún estudiante antes o después del viaje?

En la mayoría de los casos, es posible viajar por tu cuenta antes o después del viaje. Sin embargo, consulta con tu centro educativo para asegurarte de que esto no sea un problema.

¿Pueden los familiares de los estudiantes solicitar unirse al viaje?

En la mayoría de las instituciones, los amigos, la familia y los antiguos alumnos no están autorizados a participar en las actividades de grupo organizadas en los programas de estudios en el extranjero.

Pero, si se permite, debe ser discutido completamente con el Coordinador de la Facultad antes de permitir la participación en el programa.

¿Necesitan mis alumnos visado para estudiar en el extranjero?

Los requisitos de visado varían en función de la nacionalidad de cada estudiante, el país al que viaja y la duración del programa. 

Compruebe los requisitos de visado en los sitios web gubernamentales correspondientes, o pida a su proveedor de estudios en el extranjero que le dé información sobre la proceso de pasaporte y visado. Muchos proveedores de estudios en el extranjero incluso se encargan de gestionar esto por ti.

¿Cómo puedo obtener (o renovar) un pasaporte?

La renovación del pasaporte depende de su país de origen. 

Para obtener información más detallada, diríjase a la página web de su gobierno. He aquí algunos ejemplos:

¿Todos mis alumnos deben vacunarse?

Las vacunas dependen del destino del viaje. Un profesional de la salud es la persona más indicada para dar estas recomendaciones.
Proof of COVID vaccination, on the other hand, isn’t normally mandatory, but you would have to present a negative test.

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Fuente: salesforce.org

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